Arbeitsverträge können ab 2025 auch digital geschlossen werden
Zum 1. Januar 2025 treten viele Maßnahmen des Bürokratieentlastungsgesetz IV („BEG IV“) in Kraft, die darauf abzielen, den administrativen Aufwand für Unternehmen zu reduzieren und Prozesse insbesondere durch Digitalisierung effizienter zu gestalten. Eine der zentralen Neuerungen ist die Einführung des digitalen Arbeitsvertrages.
Bisher waren Arbeitgeber durch das Nachweisgesetz verpflichtet, einen umfangreichen Katalog wesentlicher Arbeitsbedingungen – wie u.a. Arbeitsort, Vergütung, Urlaubsdauer und Kündigungsfristen etc. schriftlich mit eigenhändiger Unterschrift festzuhalten und dem Arbeitnehmer in Papierform auszuhändigen; der Nachweis in elektronischer Form war ausdrücklich ausgeschlossen.
Mit dem neuen BEG IV gibt es nun administrative Entlastung:
Künftig reicht es grundsätzlich aus, den Arbeitsvertrag oder vertragliche Änderungen in Textform (ohne eigenhändige Unterschrift) abzufassen und dem Arbeitnehmer elektronisch, also z.B. per Mail zu übermitteln.
Voraussetzung ist allerdings, dass der digitale Arbeitsvertrag für den Arbeitnehmer zugänglich ist (etwa durch Übersendung an die direkte E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers) sowie gespeichert und ausgedruckt werden kann. Außerdem muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Sollte ein Arbeitnehmer jedoch ausdrücklich einen schriftlichen Nachweis verlangen, sind Arbeitgeber weiterhin verpflichtet, den Vertrag in Papierform auszuhändigen.
Aber keine Regel ohne Ausnahme:
In Branchen, die besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung bedroht sind, müssen Arbeitsverträge weiterhin in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift abgeschlossen werden. Zu diesen Branchen zählen im Bereich des Handwerks das Baugewerbe, die Gebäudereinigung und die Fleischwirtschaft.
Auch befristete Arbeitsverträge müssen weiterhin schriftlich geschlossen werden. Davon ausgenommen sind ab 2025 lediglich Befristungen auf das Erreichen der Regelaltersgrenze; für solche „Rentenaustrittsklauseln“ reicht dann die einfache Textform.
Eine weitere Ausnahme betreffen schließlich die Verträge mit Praktikanten; auch hier bleibt es bei der Verpflichtung, einen schriftlich unterzeichneten Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen auszuhändigen.
