Die E-Rechnung kommt zum 1. Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im unternehmerischen Geschäftsverkehr eingeführt. Die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung beruht auf einer Initiative der EU mit dem Ziel, insbesondere Geschäftsprozesse zu vereinfachen, die Steuertransparenz zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu erschweren.
Die E-Rechnung soll außerdem den Weg für das voraussichtlich ab 2028 unionsrechtlich zwingend vorgesehene Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze ebnen.
Von der Einführung der E-Rechnung sind alle Unternehmen betroffen, die Rechnungen im sog. B2B Bereich, d.h. an andere Unternehmen stellen oder von diesen empfangen.
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise ab dem 1.1.2025, bis sie ab dem 1.1.2028 schließlich ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B Bereich vollumfänglich verpflichtend wird.
- 1. Schritt ab 01.01.2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen in einem ersten Schritt zunächst alle Unternehmen im B2B-Bereich und mit Sitz in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Das bedeutet, dass bis zu diesem Zeitpunkt ein E-Mail-Postfach zum Empfang der E-Rechnung sowie darüberhinaus eine geeignete Software zur Verfügung stehen muss, um E-Rechnungen lesbar machen und verarbeiten zu können.
Eine Software ist notwendig, da die E-Rechnung kein einfaches PDF-Dokument ist, sondern ein strukturiertes, elektronisches Format (gemäß der Norm EN16931) haben muss, das automatisch verarbeitet werden kann. Zu den in Deutschland gängigen Formaten zählen beispielsweise „ZUGFeRD“ oder „Xrechnung“.
Als kostenfreie Visualisierungssoftware steht beispielsweise der Quba-Viewer Version 1.4 für verschiedene E-Rechnungsformate unter https://quba-viewer.org zum Download zur Verfügung.
- 2. Schritt ab 01.01.2027
Ab 2027 bzw. 2028 besteht die Verpflichtung, selbst E-Rechnungen im B2B Bereich zu erstellen und zu versenden. Ab 2027 gilt die Verpflichtung zunächst nur für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR.
- 3. Schritt ab 01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 gilt diese Verpflichtung dann ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt es den Betrieben unterhalb eines Jahresumsatzes von 800.000 EUR mithin freigestellt, ob sie E-Rechnungen erstellen oder weiterhin „sonstige Rechnungen“, wie Papierrechnungen, verwenden. Die Pflicht erstreckt sich bis dahin lediglich auf den Empfang von E-Rechnungen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen von dieser Regel. So dürfen beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 EUR und Rechnungen über steuerfreie Leistungen auch weiterhin als „sonstige Rechnung“ in den üblichen Formaten, etwa als PDF, verschickt und empfangen werden.
Fazit: Zunächst heißt es für alle Mitgliedsbetriebe, dass sie sich aktuell auf den ab 2025 verpflichtenden Empfang von E-Rechnungen vorbereiten und sich hierzu eine entsprechende Visualisierungssoftware installieren. Perspektivisch sollte idealerweise auf eine Buchhaltungssoftware umgestiegen werden, die die Rechnungen von vornherein im gewünschten Format erzeugt. Hierzu empfiehlt sich auch ein Austausch mit dem Steuerberater.
Eine praktische Checkliste für die Umsetzung der E-Rechnung hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) gemeinsam mit der Datev erarbeitet. Diese finden Sie hier:
→ https://www.handwerksblatt.de/pdf?file=%2Fpdf%2FgetFile%2F146108
