Die wichtigsten Änderungen in 2025 für Unternehmen
Arbeitsverträge können ab 2025 auch digital geschlossen werden
Zum 1. Januar 2025 ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz („BEG IV“) mit vielen Maßnahmen in Kraft getreten, die darauf abzielen, den administrativen Aufwand für Unternehmen zu reduzieren und Prozesse insbesondere durch Digitalisierung effizienter zu gestalten. Eine der zentralen Neuerungen ist die Einführung des digitalen Arbeitsvertrages.
Bisher waren Arbeitgeber durch das Nachweisgesetz verpflichtet, einen umfangreichen Katalog wesentlicher Arbeitsbedingungen – wie u.a. Arbeitsort, Vergütung, Urlaubsdauer und Kündigungsfristen etc. schriftlich mit eigenhändiger Unterschrift festzuhalten und dem Arbeitnehmer in Papierform auszuhändigen; der Nachweis in elektronischer Form war ausdrücklich ausgeschlossen.
Mit dem neuen BEG IV gibt es nun administrative Entlastung:
Seit dem 1. Januar reicht es nunmehr grundsätzlich aus, den Arbeitsvertrag oder vertragliche Änderungen in Textform (ohne eigenhändige Unterschrrift) abzufassen und dem Arbeitnehmer elektronisch, also z.B. per Mail zu übermitteln.
Voraussetzung ist allerdings, dass der digitale Arbeitsvertrag für den Arbeitnehmer zugänglich ist (etwa durch Übersendung an die direkte E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers) sowie gespeichert und ausgedruckt werden kann. Außerdem muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Sollte ein Arbeitnehmer jedoch ausdrücklich einen schriftlichen Nachweis verlangen, sind Arbeitgeber weiterhin verpflichtet, den Vertrag in Papierform auszuhändigen.
Aber keine Regel ohne Ausnahme:
In Branchen, die besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung bedroht sind, müssen Arbeitsverträge weiterhin in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift abgeschlossen werden. Zu diesen Branchen zählen im Bereich des Handwerks das Baugewerbe, die Gebäudereinigung und die Fleischwirtschaft.
Auch befristete Arbeitsverträge müssen weiterhin schriftlich geschlossen werden. Davon ausgenommen sind ab 2025 lediglich Befristungen auf das Erreichen der Regelaltersgrenze; für solche „Rentenaustrittsklauseln“ reicht dann die einfache Textform.
Eine weitere Ausnahme betreffen schließlich die Verträge mit Praktikanten; auch hier bleibt es bei der Verpflichtung, einen schriftlich unterzeichneten Nachweis der wesentlichen Vertragsbedigungen auszuhändigen.
Barrierefreie Webseiten
Barrierefreiheit im Web ist nicht mehr nur ein Thema für öffentliche Stellen, wie Ministerien, Kommunen und andere öffentliche Einrichtungen. Das sog. Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) verpflichtet ab dem 29. Juni 2025 neben öffentlichen Einrichtungen auch private Unternehmen ihre Webseiten, auf denen Produkte und Dienstleistungen angeboten werden, so zu gestalten, dass Menschen mit Beeinträchtigungen wie z.B. Seh-, Hör- oder motorischen Einschränkungen auf die digitalen Inhalte uneingeschränkt zugreifen können.
Verpflichtend greift diese Neuregelung ausschließlich für öffentliche Einrichtungen und Unternehmen, die mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigen und einen Jahresumsatz von mehr als 2 Millionen Euro haben. Kleinere Handwerksbetriebe sind daher überwiegend nicht betroffen.
Erhöhung des Mindestlohns
Der gesetzliche Mindestlohn ist seit dem 01. Januar 2025 auf 12,82 EUR brutto pro Stunde gestiegen. Mit dem Anstieg des Mindestlohns ist auch die Minijob-Grenze angehoben worden; diese liegt nunmehr bei 556 EUR und bestimmt damit eine maximale Arbeitszeit von rd. 43 Stunden pro Monat.
Zu beachten ist, dass es in einigen Branchen des Handwerks eigene tarifliche Mindestlohnregelungen gibt, die den dem gesetzlichen Mindestlohn vorgehen und damit vorrangig zu beachten sind. Eigene Mindestlöhne gibt es derzeit u.a. im Baugewerbe, im Dachdeckerhandwerk, im Elektrohandwerk, im Maler-Lackiererhandwerk, im Friseurhandwerk sowie im Gebäudereinigerhandwerk .
Erhöhung der Mindestausbildungsvergütung
Für Auszubildende, die Ihre Ausbildung im Jahr 2025 beginnen, gelten neue Mindestbeträge für die Ausbildungsvergütung. Im ersten Lehrjahr beträgt die Vergütung mindestens 682 EUR pro Monat, im zweiten Lehrjahr mindestens 805 EUR, im dritten Lehrjahr mindestens 921 EUR und im vierten Lehrjahr mindestens 955 EUR.
E-Rechnung
Zum 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im unternehmerischen Geschäftsverkehr eingeführt worden. Die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung beruht auf einer Initiative der EU mit dem Ziel, insbesondere Geschäftsprozesse zu vereinfachen, die Steuertransparenz zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu erschweren.
Von der Einführung der E-Rechnung sind alle Unternehmen betroffen, die Rechnungen im sog. B2B Bereich, d.h. an andere Unternehmen stellen oder von diesen empfangen.
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise ab dem 1.1.2025, bis sie ab dem 1.1.2028 schließlich ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B Bereich vollumfänglich verpflichtend wird.
1. Schritt ab 01.01.2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen in einem ersten Schritt zunächst alle Unternehmen im B2B-Bereich und mit Sitz in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Das bedeutet, dass bis zu diesem Zeitpunkt ein E-Mail-Postfach zum Empfang der E-Rechnung sowie darüberhinaus eine geeignete Software zur Verfügung stehen muss, um E-Rechnungen lesbar machen und verarbeiten zu können.
Eine Software ist notwendig, da die E-Rechnung kein einfaches PDF-Dokument ist, sondern ein strukturiertes, elektronisches Format (gemäß der Norm EN16931) haben muss, das automatisch verarbeitet werden kann. Zu den in Deutschland gängigen Formaten zählen beispielsweise „ZUGFeRD“ oder „Xrechnung“.
Als kostenfreie Visualisierungssoftware steht beispielsweise der Quba-Viewer Version 1.4 für verschiedene E-Rechnungsformate unter https://quba-viewer.org zum Download zur Verfügung.
2. Schritt ab 01.01.2027
Ab 2027 bzw. 2028 besteht die Verpflichtung, selbst E-Rechnungen im B2B Bereich zu erstellen und zu versenden. Ab 2027 gilt die Verpflichtung zunächst nur für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR.
3. Schritt ab 01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 gilt diese Verpflichtung dann ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt es den Betrieben unterhalb eines Jahresumsatzes von 800.000 EUR mithin freigestellt, ob sie E-Rechnungen erstellen oder weiterhin „sonstige Rechnungen“, wie Papierrechnungen, verwenden. Die Pflicht erstreckt sich bis dahin lediglich auf den Empfang von E-Rechnungen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen von dieser Regel. So dürfen beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 EUR und Rechnungen über steuerfreie Leistungen auch weiterhin als „sonstige Rechnung“ in den üblichen Formaten, etwa als PDF, verschickt und empfangen werden.
Fazit: Zunächst heißt es für alle Mitgliedsbetriebe, dass sie sich aktuell auf den ab 2025 verpflichtenden Empfang von E-Rechnungen vorbereiten und sich hierzu eine entsprechende Visualisierungssoftware installieren. Perspektivisch sollte idealerweise auf eine Buchhaltungssoftware umgestiegen werden, die die Rechnungen von vornherein im gewünschten Format erzeugt. Hierzu empfiehlt sich auch ein Austausch mit dem Steuerberater.
Eine praktische Checkliste für die Umsetzung der E-Rechnung hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) gemeinsam mit der Datev erarbeitet. Diese finden Sie hier:
→ https://www.handwerksblatt.de/pdf?file=%2Fpdf%2FgetFile%2F146108
Kürze Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz bringt auch eine Änderung der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen mit sich: Ab 2025 müssen Buchungsbelege nur noch für acht Jahre statt wie bisher für zehn Jahre aufbewahrt werden. Zu den aufbewahrungspflichtigen Buchungsbelegen gehören u.a. Aufträge bzw. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, empfangene Rechnungen, Reklamationen und Folgeschriftverkehr, Lieferantengutschriften, Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlussbestätigungen, Kontenauszüge), Barzahlungsquittungen sowie schriftliche Verträge ggf. in Verbindung mit ausgehender Korrespondez, die Willenserklärungen zu dem betreffenden Vertrag enthält.
Wegfall Anzeigepflicht Inbetriebnahme neuer oder erneuerte Messgeräte
Wer neue oder erneuerte Messgeräte verwendet oder im Auftrag des Verwenders Messwerte von solchen Messgeräten erfasst, hatte bisher die betroffenen Messgeräte der zuständigen Eichbehörde spätestens sechs Wochen nach Inbetriebnahme anzuzeigen. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz entlastet nunmehr die Verwender neuer Messgeräte; ab dem 01.01.2025 entfällt diese Anzeigepflicht für die Verwender solcher Messgeräte.
