Wissen, wie es weitergeht: Ein Notfallordner hilft Unternehmen unter anderem bei Todesfällen – sei es in der Unternehmensleitung oder der Mitarbeiterschaft – angemessen reagieren zu können.
Kaufmännische UnternehmensberatungHilfe bei Tod und Trauer am Arbeitsplatz
Es kann täglich passieren: Ein Unfall, eine schwere Krankheit, im schlimmsten Fall der plötzliche Tod – und nichts ist mehr wie zuvor: Die Kölner Handwerkskammer bietet Hilfen, mit denen sich Unternehmen auf Notfälle vorbereiten können.
Text: Arne Schröder
"Gleich bei meinem allerersten Beratungsfall, vor 19 Jahren, ging es um die Frage, wie es nach dem plötzlichen Tod eines Tischlermeisters im Betrieb weitergehen konnte", erinnert sich Dirk Hecking, Leiter der Kaufmännischen Unternehmensberatung der Handwerkskammer zu Köln: "Der hinterbliebene Bruder rief mich damals an und fragte: 'Können Sie uns irgendwie helfen? Ich weiß nicht ein und aus.' Damals war ich erstmal genauso unvorbereitet wie die Betroffenen, aber wir konnten unserem Mitgliedsbetrieb trotzdem zur Seite stehen, weil wir als Außenstehende nicht persönlich betroffen sind und einen klaren Kopf bewahren." Seit damals ist das Team der Unternehmensberatung für die schwierige Situation, dass die Chefin, der Chef oder ein Mitarbeitender verstirbt, sensibilisiert: "Betriebe sollten sich auf den schlimmsten aller Fälle vorbereiten, um Wege zu finden, angemessen zu reagieren – durch die Einführung einer bewussten Trauerkultur, wie auch einer systematischen Vorgehensweise, die den Fortbestand des Unternehmens sichert. Nur zwei der Gründe, warum sich die Handwerkskammer seit 2020 in der 'Caring Community Köln' engagiert", sagt Stephanie Bargfrede, Geschäftsführerin der Handwerkskammer zu Köln: "Die Caring Community, das ist die 'sorgende Stadt'. Das sind vor allen Dingen Hospizvereine, die Palliativnetzwerke, die Uniklinik Köln, aber auch die Kölner Industrie- und Handelskammer sowie wir als Handwerkskammer – quasi als Scharnier in die Arbeitswelt, wir vermitteln die in der Community angebotenen Checklisten und Hilfsmittel in den gesamten Kammerbezirk."
Allein im Kölner Stadtgebiet sterben etwa 10.000 Menschen pro Jahr; ein nicht unerheblicher Teil davon im berufstätigen Alter. Zwischen drei und fünf Angehörige sind pro Todesfall betroffen. Für die Hinterbliebenen beginnt dann oft eine Phase der Orientierungslosigkeit. Trauern Mitarbeitende im Betrieb, benötigen sie in dieser Situation Verständnis, Unterstützung und Hilfe in ihrem Leid. Verstirbt die Chefin oder der Chef, geht es darüber hinaus häufig auch um existenzielle Fragen: Behalte ich meinen Job? Bekomme ich meinen Lohn? Kann ich meine Familie versorgen? Wie geht es jetzt weiter? Bleibt ein Unternehmen unvorbereitet, kann unter Umständen neben der persönlichen Krise schnell ein betriebswirtschaftlicher Schaden entstehen: "Oft flüchten sich Hinterbliebene, die nicht menschlich aufgefangen werden, in eine Krankschreibung. Dabei ist Trauer erstmal keine Krankheit, sondern eine Phase der Bewältigung, die man zulassen muss", weiß Stephanie Bargfrede: "Eine gute Trauerkultur kann dabei auf vielfältige Weise zum Ausdruck kommen, das sehen Sie schon in unseren Checklisten – Hauptsache, das Thema wird nicht totgeschwiegen, dann leiden die Betroffenen doppelt."
Die betriebswirtschaftlichen Folgen können aber noch weitaus gravierender sein, wie Dirk Hecking berichtet: "Wenn nichts anderes per Testament geregelt wurde, tritt die natürliche Erbfolge ein. Durch den Erbfall kann beispielsweise unbewusst und ohne dass jemand etwas dafür tun muss, eine GbR entstehen. Die kann dann aus den Angehörigen bestehen, beispielsweise der verbliebenen Ehefrau und ein, zwei minderjährigen Kindern. Damit ist der Fortbestand des Unternehmens noch längst nicht organisiert und gesichert. Es ist also weitaus besser, im Vorfeld und bewusst alles Nötige zu regeln, um es nicht darauf ankommen zu lassen."
Notfallplan und Nahbarkeit
"Das allgemeine Notfallhandbuch", das auf jeden Betrieb passt, gibt es leider nicht: Jedes Unternehmen sollte alle relevanten Informationen bedarfsgerecht und individuell zusammentragen und an einem Ort verwahren, der nur vertrauten Personen bekannt ist. Das kann zum Beispiel der Steuerberater oder ein Notar sein.
Was festgehalten werden sollte, fängt bei der praktischen Frage an,
- wer über den Schlüssel zur Werkstatt und die Passwörter des Unternehmens verfügt.
- Wo liegt das Testament?
- Wer sind die wichtigsten Kunden und Lieferanten?
- Sind Verträge an die Person des Erblassers gebunden – sind Anpassungen notwendig oder möglich?
- Stehen wichtige betriebliche Termine oder Verpflichtungen an?
- Gibt es Vollmachten (Bank, Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung) und wo befinden sich diese?
- Wer sind Ansprechpartner im Unternehmen, wer Stellvertreter?
- Wer ist im Notfall unverzüglich zu verständigen (Gesellschafter, Beirat, Testamentsvollstrecker, Versicherungen, Handwerkskammer usw.)?
- Wie sieht es mit der betrieblichen oder privaten finanziellen Liquidität aus?
- Es sollte so bald wie möglich Kontakt mit der Hausbank aufgenommen und die Finanzen gesichtet werden.
- Welche Berater (Anwalt, Steuerberater, Kooperationspartner, persönlicher Freund usw.) wissen über das Unternehmen und seine Abläufe Bescheid und können helfen?
"Der Notfallordner sollte stets auf aktuellem Stand sein. Der Jahreswechsel ist ein idealer Zeitpunkt, um die Inhalte zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Doch der beste Notfallplan nützt nichts, wenn er in einem verschlossenen Tresor liegt, dessen Code keiner kennt. Unser Team an Beraterinnen und Beratern berät Sie deshalb, worauf es ankommt und wie Sie darüber hinaus sich, Ihre Familie sowie die Mitarbeiterschaft absichern können. Sprechen Sie uns gerne an", sagt Dirk Hecking, Leiter der Kaufmännischen Unternehmensberatung der Handwerkskammer zu Köln, T 0221 2022-229, E-Mail dirk.hecking@hwk-koeln.de.
Stephanie Bargfrede (r.), Geschäftsführerin Handwerkskammer zu Köln, engagiert sich für die Kammer in der "Caring Community Köln". Dirk Hecking (l.), Leiter der Kaufmännischen Unternehmensberatung der Kammer, berät Handwerksbetriebe unter anderem dazu, wie sie sich auf den Notfall vorbereiten können.
Deutsches Handwerksblatt
Dieser Artikel stammt aus dem Kammerreport im Deutschen Handwerksblatt (DHB), das einmal im Monat als modernes Magazin erscheint. Es wird von der Verlagsanstalt Handwerk herausgegeben und ist das offizielle Organ der Handwerkskammer, in der auch die jeweilige Regionalausgabe enthalten ist. Das Abonnement ist für Mitgliedsbetriebe kostenfrei.