„Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub“ Mitarbeiter auf Verfall von Urlaubsansprüchen hinweisen!
In Kürze steht das letzte Quartal des Jahres bevor und wir möchten unsere Mitgliedsbetriebe aktuell wieder daran erinnern, dass Arbeitnehmer mit Resturlaubsansprüchen für das laufende Kalenderjahr auf den bestehenden Urlaubsanspruch und den ansonsten drohenden Verfall zum Jahresende bzw. dem Ende des Übertragungszeitraumes hinzuweisen sind. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) musste auch die deutsche Arbeitsgerichtsbarkeit ihre bisherige Rechtsprechung zum Urlaubsverfall an das EU-Recht anpassen und danach gilt, dass Urlaubsansprüche nicht mehr automatisch zum Jahresende bzw. zum Ende des Übertragungszeitraumes verfallen, wenn sie bis dahin nicht beantragt bzw. genommen wurden (BAG, Urt. v. 19.02.2019 (Az.: 9 AZR 541/15).
Die Arbeitgeber trifft nunmehr die Pflicht, ihre Mitarbeiter rechtzeitig darauf hinweisen, dass der bestehende (Rest-) Urlaubsanspruch bis zum 31. Dezember oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also zum 31. März des Folgejahres, in vollem Umfang genommen werden muss und er ansonsten mit Ablauf des Urlaubsjahres bzw. des Übertragungszeitraums erlischt. Die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche beginnt erst nach Erfüllung dieser Hinweispflicht durch den Arbeitgeber und die Beweislast trägt der Arbeitgeber, d.h., er muss im Streitfall beweisen, dass er den Arbeitnehmer entsprechend informiert hat.
Praxistipp: Zu Beweiszwecken sollte der Hinweis an die Mitarbeiter idealerweise schriftlich erfolgen (E-Mail, SMS oder Whatsapp sind ausreichend). Wichtig ist nur, dass die Anzahl noch bestehender Resturlaubstage konkret beziffert und der Mitarbeiter ausdrücklich aufgefordert wird, den Urlaub zur Vermeidung des Verfalls noch bis zum Jahresende bzw. spätestens bis zum 31.03.2025 zu nehmen, wenn und soweit der Urlaub aus betrieblichen oder personenbedingten Gründen nicht mehr bis zum Ende des laufenden Jahres genommen werden kann oder den Mitarbeitern eine Übertragung auf das Folgejahr bereits zugesagt wurde.
Ein Musterschreiben stellen wir Mitgliedsbetrieben bei Bedarf gerne zur Verfügung (Tel.: 0221/2022-210; per E-Mail: sabine.schoenewald@hwk-koeln.de ).
