Welche Unterlagen können ab jetzt in den Müll?
Im Betrieb türmen sich kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Dann kann es Zeit werden, wieder Platz zu schaffen. Doch schwieriger als im privaten Haushalt zu Hause fällt die Entscheidung, welche betrieblichen Unterlagen überhaupt und wann weggeschmissen werden können. Denn jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Unabhängig von besonderen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Berufsgruppen bestimmen sich die allgemeinen, für jeden Gewerbetreibenden geltenden Fristen – je nach Art der Geschäftsunterlagen – nach handels- bzw. steuerrechtlichen Vorgaben und betragen grundsätzlich 6 oder 10 Jahre.
Der pragmatische, aber auf Sicherheit bedachte Betriebsinhaber mit wenig Zeit für derartige administrative Tätigkeiten kann deshalb im Zweifel einfach alle Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahren, bevor er sie dem Müll zuführt. Aber Achtung: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht in jedem Fall am Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor die Unterlagen also tatsächlich in den Reißwolf gegeben werden, sollte daher zunächst der Zeitpunkt der letzten Eintragung geprüft werden; beginnend mit dem dann darauf folgenden Kalenderjahr addiert sich die Aufbewahrungsfrist.
Aktuell können demnach seit dem 1.1.2017 jedenfalls alle Unterlagen mit letzter Eintragung aus dem Jahre 2006 und älter entsorgt werden.
Doch keine Regel ohne Ausnahme: Die Aufbewahrung von Unterlagen über den o. g. Zeitraum hinaus kann bei bestimmten Sachverhalten geboten sein – beispielsweise, wenn eine Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, eine Außenprüfung begonnen hat oder ansonsten gar steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen. In solchen Fällen sollten die Unterlagen unbedingt bis zum endgültigen Abschluss der Angelegenheit aufbewahrt werden.
RA'in Sabine Schönewald, 23.02.2017
