Welche Unterlagen können jetzt in den Müll?

Jedes Jahr um diese Zeit erinnern wir unsere Mitgliedsbetriebe daran, sich von unnötigem Ballast alter Geschäftsunterlagen zu befreien. Trotz großer Verlockung ist ein kompromissloser Radikalschlag jedoch in der Regel keine empfehlenswerte Lösung, da jeder Unternehmer verpflichtet ist, geschäftliche Unterlagen eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Die Dauer  der Aufbewahrungspflicht bestimmt sich nach der Art der Geschäftsunterlagen;  es gibt handels- und steuerrechtliche Fristen, die  sechs  bzw. zehn Jahre betragen.

Will man sich die Mühe sparen, je nach Art der Unterlagen zu prüfen, ob die kürzere oder längere Aufbewahrungsfrist gilt, können aktuell jedenfalls alle Unterlagen vernichtet werden, die älter als 2008 sind bzw. letzte Eintragungen aus dem Jahr 2008 enthalten. 

Wer hingegen ein differenziertes Aussortieren der Unterlagen bevorzugt, kann sich über die jeweils geltende Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen von sechs oder zehn Jahren   hier einen Überblick verschaffen.

Doch keine Regel ohne Ausnahme: Die Aufbewahrung von Unterlagen über den o. g. Zeitraum hinaus kann bei bestimmten Sachverhalten geboten sein – beispielsweise, wenn eine Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, eine Außenprüfung begonnen hat oder ansonsten gar steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen. In solchen Fällen sollten die Unterlagen unbedingt bis zum endgültigen Abschluss der Angelegenheit aufbewahrt werden.